Web page dedicated to students from French research centers willing to assist the organizing committee as on-site volunteers during the World Congress.
Contexte
Le 20e congrès mondial organisé par l’International Fédération of Automatic Control (IFAC) se déroulera à Toulouse entre le vendredi 7 et le samedi 15 juillet 2017. Rassemblant tous les trois ans près de 3 000 participants, chercheurs et industriels, du monde entier, ce congrès vise à faire le point sur les recherches, les applications et les nouveaux enjeux de l’Automatique, du Génie Industriel, du Génie Informatique, des Systèmes Embarqués et de la Robotique. A la tête des comités scientifiques et d’organisation, se trouvent le CNRS, à travers le groupement de recherche « Modélisation, Analyse et Conduite des Systèmes » (GdR MACS) et le Laboratoire d'Analyse et d'Architecture des Systèmes (LAAS-CNRS), ainsi que la Société de l’Électricité, de l’Électronique et des Technologies de l’Information et de la Communication (SEE).
Favoriser la présence des étudiants des laboratoires français
Avoir à domicile un congrès de cette ampleur est un événement très rare (le congrès mondial de l'IFAC s'est tenu la dernière fois en France en 1972). Le comité d'organisation souhaite qu'un maximum de doctorants et étudiants de second cycle des universités et laboratoires français puisse en profiter. Pour cette raison trois actions sont mises en place:
- l'organisation de l'école des journées doctorales du GdR MACS les 8-9 juillet à Toulouse;
- la possibilité de présenter ses travaux, même préliminaires dans des sessions dédiées;
- avoir l'inscription au congrès offerte ainsi que le logement, en échange d'une aide bénévole.
École du GdR MACS
Tous les deux ans le GdR MACS organise sur deux journées des mini-cours donnés en français par des intervenants de qualité sur des sujets de recherche avancés. La dernière école a eu lieu en 2015 à Bourges. La prochaine sera sur le site de congrès mondial à Toulouse les 8-9 Juillet 2017. Ces workshops en français seront proposés par les groupes de travail du GdR et ouverts à tous les participants du congrès. Le programme est actuellement en cours d'élaboration. Pour toute question sur ce sujet, merci de contacter Olga Battaïa, responsable des actions à destination des jeunes chercheurs du GdR.
Sessions journées doctorales du GdR MACS
L'école thématique du GdR s'accompagne ordinairement d'une conférence où les doctorants des laboratoires français présentent leurs travaux. Ces journées doctorales, pour cause de congrès mondial, prennent en 2017 une forme particulière. Les jeunes chercheurs sont appelés à contribuer au programme du IFAC World Congress sous l'un des deux formats suivant:
- Soumission de papiers aux standards de l'IFAC: contributed paper, invited session paper ou open invited track paper (voir ici les instructions de soumission). La date limite de soumission de ces contributions est le 31 octobre 2016.
- Soumission de papiers courts (extended abstracts) dans l'open invited track dédié aux doctorants du GdR MACS dont le code est 92p23. La date limite de soumission de ces contributions est le 30 novembre 2016. Voir aussi l'explicatif sur le site du GdR.
Les étudiants en milieu ou fin de thèse sont évidement encouragés à avoir leurs résultats présentés en tant que papiers aux standards de l'IFAC. Ils seront publiés dans les proceedings du congrès (IFAC-PapersOnLine) hébergés sur ScienceDirect. Les autres étudiants qui souhaiteraient présenter des ébauches de résultats de recherche, des études bibliographiques, la formulation d'un problème sur une application, etc. sont invités à soumettre leurs contributions dans un format court dans l'open invited track cité ci-dessus. Leurs contributions seront alors évaluées par un comité ad hoc. Ces papiers courts seront présents dans les preprints du Congrès (clé USB). In fine, le comité des journées doctorales du GdR MACS fera en sorte que toutes les contributions des doctorants de laboratoires français aient une visibilité particulière sous la forme d'actes spécifiques.
Pour toute question sur ce sujet, merci de contacter les présidents de programme des journées doctorales du GdR MACS pour 2017: Henri Pierreval et Frédéric Gouaisbaut.
Aide à l'accueil et l'orientation des congressistes
L'organisation d'un congrès rassemblant près de 3000 participants nécessite de l'aide de bénévoles si l'on veut contenir les coûts et donc les frais d'inscription. Le comité d'organisation fait pour cela appel aux étudiants de second cycle et doctorants du domaine pour aider à certaines tâches tout en profitant aux contenus scientifique et social du congrès.
Les tâches dont s'occuperont les bénévoles iront de la préparation logistique du congrès (sacs, affichage, etc.), à de l'aide durant les événements spéciaux (banquet, exposition des démonstrateurs, etc.), en passant par l'accueil des congressistes et du support logistique lors des sessions de conférences (gestion des micros, affichage, guide, etc.). L'organisation prévue vise à ce que les bénévoles s'engagent à environ un tiers de leur temps à certaines des tâches évoquées précédemment. Un pic d'activité sera à prévoir en début de congrès. Le planning envisagé est que les bénévoles rejoignent Toulouse le vendredi 7 juillet pour une journée de préparation puis participent aux Workshops pré-congrès (dont les cours de l'Ecole des journées doctorales feront partie) et enfin au congrès lui même entre le 10 et le 14 juillet. Un planning précis individuel de leurs tâches sera élaboré en amont et en tenant compte de leurs souhaits.
En contrepartie de cet engagement, devenir bénévole IFAC2017 permettra d'assister à l'événement gratuitement, de présenter un papier court lors d'une des sessions dédiées aux travaux des doctorants du GdR MACS, et d'avoir son hébergement payé par l'organisation. Comme les autres congressistes les bénévoles auront accès aux événements sociaux tels que le banquet du jeudi 13 juillet. Participer ainsi activement au congrès et son organisation leur permettra de tisser un réseau national et international. Il s'agit d'une expérience unique pour participer à un événement de cette envergure. Les organisateurs du congrès inciteront les écoles doctorales à valider cette activité en tant que formation générale.
Pour vous déclarer en tant que bénévoles, merci de remplir le formulaire en ligne.
Pour plus de renseignements, merci d'écrire à : volunteers@ifac2017.org
L'équipe en charge des bénévoles (Olga BATTAIA, Pauline RIBOT, Elodie CHANTHERY, Euriell LE CORRONC et Harmony LEDUC) vous fera un retour.
